公司即将召开每半年一次的决策层会议。因为以前做会议记录的文文要回家结婚，于是行政经理将行政部新来的小静叫到了办公室。

经理：“小静，你来公司也有三个月了，公司的高管你都认识了吧？”

小静：“都认识了。”

经理：“那好，公司下个星期要开每半年一次的决策层会议，你去做会议记录人。另外，会后你要整理一份会议纪要出来，发表在公司内刊上。你这几天抓紧时间向文文学习一下。”

如果你是文文，小静来请教你时，你该怎么教会她如何写会议记录和会议纪要？

一、会议记录和会议纪要的主要差别

第一是性质。会议记录是事务文书，负责会议发言的实录；会议纪要则是法定公文，需要对会议内容进行概括提炼。

第二是功能。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

二、会议纪要的内容要素

1.会议纪要标题

会议纪要的标题不同于一般公文的标题写法，不是由发文机关加事由和文种组成，而是由会议名称和“纪要”组成。比如《对外经济贸易大学校长办公会纪要》。

2.会议纪要日期

一般公文发文日期在正文之下，而会议纪要的发文日期标注在标题之下，正文之上。

3.会议纪要正文

一般公文正文之上需要标注主送机关，但会议纪要不用。直接写正文，包括前言、纪要内容、结尾三部分。

前言：会议召开依据、时间、地点、参加单位（人员）、议程、主要成果及对会议的评价等七项内容。

纪要内容：发言顺序方式；条款分列方式；综述概括方式。主要是反应会议的主要内容和成果。

结尾：一般是提希望，发号召，希望和号召有关人员认真贯彻会议精神。

4.会议纪要落款

一般公文的落款，要写明发文机关并加盖印章，而会议纪要在正文之下只写明发文机关，不加盖印章，位置在正文结尾之下，位居右方。

7-3：会议纪要的主要内容要素

三、运用“四力模型”，又快又好做会议纪要

7-4：写作会议纪要的“四力模型”

（一）会前准备力

从3个方面做好准备工作：议题，议程，背景材料。会议的主题是什么，为什么要召开本次会议，会议的背景是什么，会议想达成的总体目标是什么……在会议开始之前，会议纪要撰写人员就要针对这些议题要素做好充足准备；参加会议有哪些关键人，会议有哪些流程，主要内容是什么，将有哪些重要发言，会有什么特别环节，这些议程要素也需要提前做好准备；做好会议纪要，不能临时抱佛脚，等会议结束再去查找相关资料，而是在会议开始之前就充分调研背景材料，这样便于对会议的主题和议程有更深层次把握。背景材料包括会议材料、领导讲话材料、过往记录稿件、录音录像等。

（二）会中记录力

“快”是基本功。一般情况下，建议录音笔和写字笔结合起来使用。录音笔做好全程录音，确保记录的完整。写字笔做好关键人、关键事、关键环节的记录，便于后期针对性整理和概括。

用笔做现场记录要快，最好训练和掌握相关速写技巧。比如句本位记录法，以句为主 快速记录讲话。以记句为主和以记句意为主,听一句记一句,记下所有的主要句。在速记记录界有这么一种说法:“手记第一句,脑储第二句,耳听第三句。”这种句本位记法,省略了口语中很多重复无用的词语,必然大大提高记录的速度,减轻速记员的劳动强度；比如略符记录法，可以使用草书、部首、简化、异形等方式进行汉字略写，也可以运用声符+韵符进行拼音略写（21声符+24韵符=319音符）。

“准”是核心要求。在“快”的基础上，要把握准确度，特别是核心任务、核心思想、核心观点、核心问题，记录要准确无误。赞成意见，反对意见；会议的统一意见，保留意见，尤其是会议的决定，以及主持人的总结及结论性意见，要记录清楚。把会议情况通过速记、录音或摄像方式完整记录下来，然后吃透会议精神。

（三）逻辑梳理力

会议纪要正文的呈现结构包括：贯通式、条项式、综合式。

贯通式就是典型的纵向结构，条项式是逐条逐项列出主体内容，综合式是横纵结合。具体见下面的范例。

7-5：贯通式会议纪要范例

7-6：条项式会议纪要范例

7-7：综合式会议纪要范例

（四）文字打磨力

为什么我们有时候写文章会拖泥带水，啰嗦累赘？主要有3个原因：第一，缺乏良好的语言习惯。一个说话简洁的人，写作却很啰嗦，这基本不可能。口语不简洁，落实到书面，也会暴露同样的问题。第二，没有准确掌握词语的含义。有时候我们一句话喜欢颠来复去的说，生怕别人看不懂。表面上看是站在读者的角度，其实根本上是自己对词义把握不准，内涵和外延把握不清。第三，爱写长句子。对比起来，短句更能让人理解，更有力量。好的长句可以描述具体充分，但长句用得太多，容易拖沓冗长。

如何养成简洁行文的好习惯？建议大家从2个方面去训练和突破。

首先，认识事物要准确要深刻。老舍先生说：“思想不精辟的人，无从写出简练的文字。”“心中没底，往往喜欢多说。”所以，话说不到点子上，喜欢兜圈子，根本原因还是在于对事物的认识不深刻。如果能够做到主题鲜明，核心观点了然于胸，关键词脱口而出，写出来的文章不简洁才怪。

同时，要善于提炼精辟词语。马雅可夫斯基说，他的每一句诗都是从几千吨语言的矿石中提炼出来的。何止是诗，文章的语言也是这样，公文更要这样。拿公文模态用语来举例，“必须”“允许”“可以”“宜”等近义词，语言场景不同，使用的范围也不一样。

四、会议纪要巩固练习

1.不列哪些事项必须在会议纪要的正文部分给予记述（ ）。

A．会议的名称与文种 B．会议的基本情况

C．会议的希望、要求或发出号召 D．会议讨论与决定的问题

2.以下关于会议纪要的说法正确的是（ ）。

A．会议纪要是机关用以传达贯彻会议主要精神与议定事项，同时也据此检查会议议定事项执行情况的一种会议文件

B．会议纪要的成文日期一般用圆括号标注在标题正下方

C．专题性大型会议，一般运用归纳叙述方法撰写会议基本情况

D．对会议中出现的重大分歧，会议纪要中应如实加以记载

3.为了使会议纪要层次分明、条理清楚。撰写时可使用以下方法（ ）

A．加注分标题 B．使用序数表示

C．使用惯用词语“会议决定” D．使用惯用词语“会议听取了意见并经讨论决定”

4.会议纪要在开头部分要先写明会议的基本情况，它包括（ ）。

A．会议召开的根据、目的 B．会议名称、议题、成果

C．时间地点、与会范围（人员） D．讨论经过和各方面意见

5.下列各项正确反映会议纪要的特点是（ ）。

A．纪实性 B．鼓动性 C．纪要性 D．指导性

参考答案：

1.BD 2.ABCD 3.ABCD 4.ABCD 5.ACD